Gmail पर Out of Office AutoReply कैसे सेट करें | How To Set AutoReply In Gmail

जब आप छुट्टी पर होते हैं, यात्रा कर रहे होते हैं, या ऑफिस के काम से दूर होते हैं, तो आपके पास आने वाले ईमेल्स का जवाब देना संभव नहीं होता। 

ऐसे में Gmail का Out of Office (OOO) ऑटो-रिप्लाई फीचर (Out of Office AutoReply) आपके बहुत काम आता है। यह आपके संपर्कों (Contacts) को यह सूचित करता है कि आप फिलहाल उपलब्ध नहीं हैं और आपके लौटने की संभावित तिथि क्या है।

यह फीचर सुविधा देता है कि ईमेल भेजने वाले को तुरंत reply मिल जाता है, और उन्हें सही जवाब मिल जाता है कि कब उनको जवाब मिलेगा या कैसे संपर्क करना है। 

​इस ब्लॉग पोस्ट में हम विस्तार से जानेंगे कि Gmail में आउट-ऑफ-ऑफिस ऑटो-रिप्लाई कैसे सेट करते हैं और एक अच्छा OOO मैसेज लिखने के लिए किन बातों का ध्यान रखना चाहिए।

आउट-ऑफ-ऑफिस ऑटो-रिप्लाई (Out Of Office AutoReply) मैसेज क्यों जरूरी है?

​प्रोफेशनल इमेज: यह भेजने वाले (Sender) को स्पष्ट रूप से बताता है कि उनके ईमेल को नजरअंदाज नहीं किया जा रहा है, बल्कि आप अनुपस्थित हैं।

​गलत उम्मीदों से बचाव: इससे क्लाइंट्स और सहकर्मियों को पता रहता है कि तुरंत रिप्लाई नहीं मिलेगा, जिससे अनावश्यक फॉलो-अप ईमेल्स कम होते हैं।

​इमरजेंसी संपर्क: आप अपने संदेश में किसी अन्य सहकर्मी का संपर्क विवरण दे सकते हैं जिससे जरूरी मामलों में संपर्क किया जा सके।

AutoReply कैसे On करें? 

Smartphone के लिए

1. Gmail App खोलें और ऊपर Left Side Three ⚟  Dot Line पर क्लिक करें। 

2. अब नीचे scroll करके Settings पर क्लिक करें। और अपना Gmail Address Choose करें जिसमें आप AutoReply Set करना चाहते हैं। 

3. Options scroll कर Out of Office AutoReply खोजें और क्लिक करें। 

4. क्लिक करने के बाद Togle बटन को on करें। 

5. अब दिनांक set करें, कबसे कबतक आप ऑफलाइन या कहीं बाहर जा रहे या छुट्टी पर, अपने इच्छानुसार First Day मतलब कबसे AutoReply शुरू करना हैं और Last Day मतलब कबतक AutoReply सेवा on रहेगा। 

आप अपनी इच्छानुसार Not set भी Select कर सकते हैं। इसका मतलब ये हमेशा के लिए AutoReply होता रहेगा जब तक कि toggle बटन को off ना कर दें। 

6. अब नीचे Boxes में Subject वाले में Message का Title यानी विषय लिखें। 

जैसे- Subject: अपने ईमेल का विषय लिखें, जैसे: Out of Office - [आपका नाम] या छुट्टी पर हूँ: [तारीख]।

Message: मुख्य संदेश लिखें जिसमें बताएं कि आप कब तक उपलब्ध नहीं हैं और जरूरत पड़ने पर किसे संपर्क करना है।

Or

ये भी लिख सकते हैं, "जुड़ने के लिए धन्यवाद, हम जल्द ही सम्पर्क करेंगे [कोई समय बता दें कि इस तय समय में हम संपर्क करेंगे] 

7. अंतिम Step में इसे Save करें ऊपर Checkmark ✅ पर क्लिक करके। 

Desktop में कैसे On करें? 

1. Gmail.com खोलें। 

2. ऊपर Right side में Settings Icon पर क्लिक करें। 

3. See all settings पर क्लिक करें। 

4. नीचे Vacation responder: खोजें और इसे on करें। 

5. First Day और Last Day की तारीख set करें। 

6. Subject box में Message का Subject (विषय) लिखें और नीचे text box में Message लिखें और नीचे save button पर क्लिक करके save करें। 

महत्वपूर्ण टिप्स और सावधानियां

​केवल संपर्कों को भेजें: यदि आप चाहते हैं कि ऑटो-रिप्लाई केवल आपके कॉन्टैक्ट्स सूची के लोगों को ही जाए, तो जीमेल में "Send to  my contacts only" विकल्प को टिक कर सकते हैं। स्पैमर्स से बचने के लिए यह बहुत उपयोगी है।

​इसे समय पर बंद करना न भूलें: यदि आपने 'Last day' सेट नहीं किया है, तो ऑफिस लौटने के बाद Vacation responder को Manually बंद करना न भूलें।